Moeten werkgevers betalen voor ergonomische stoelen in Europa?

Als je in Europa regelmatig thuiswerkt, vraag je je misschien af of je werkgever verplicht is een ergonomische bureaustoel te verstrekken of te betalen.

De Europese regels voor veiligheid op het werk bieden werknemers belangrijke bescherming, ook aan mensen die regelmatig met beeldschermen werken. Deze regels geven een werknemer echter niet altijd het recht om zelfstandig een willekeurige stoel te kopen en volledige vergoeding te eisen.

Het antwoord hangt af van de EU-vereisten voor veiligheid op de werkplek, de manier waarop deze vereisten in het land van de werknemer zijn omgezet, de thuiswerkovereenkomst, toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten en het apparatuurbeleid van de werkgever.

Het korte antwoord

Europese werkgevers hebben verantwoordelijkheden op het gebied van gezondheid en veiligheid op de werkplek, waaronder verplichtingen met betrekking tot werkplekken waar met beeldschermen wordt gewerkt. Afhankelijk van de manier waarop EU-richtlijnen in het betreffende land zijn omgezet, kunnen deze verantwoordelijkheden ook gelden voor formeel vastgelegde thuiswerkafspraken.

Een werknemer kan op verschillende manieren een bureaustoel krijgen:

• De werkgever verstrekt rechtstreeks een goedgekeurde stoel.
• De werkgever vergoedt een vooraf goedgekeurde aankoop.
• De werknemer ontvangt een vaste vergoeding voor de thuiswerkplek.
• De werkgever leent apparatuur voor de werkplek uit voor de duur van het thuiswerken.
• Er wordt apparatuur verstrekt om te voorzien in een behoefte op het gebied van gezondheid op het werk of een beperking.
• Een collectieve arbeidsovereenkomst of overeenkomst over thuiswerken bepaalt welke apparatuur wordt verstrekt en wie de kosten draagt.

De werkgever kan daarom verantwoordelijk zijn voor het beschikbaar stellen van geschikte apparatuur, zonder dat hij de specifieke stoel hoeft te betalen die de werknemer heeft gekozen.

Wat de EU-wetgeving inzake veiligheid op de werkplek vereist

Richtlijn 89/391/EEG van de Raad stelt het algemene Europese kader voor de veiligheid en gezondheid van werknemers vast.

Volgens de richtlijn moeten werkgevers de nodige maatregelen nemen om de veiligheid en gezondheid van werknemers te beschermen. Deze maatregelen omvatten het voorkomen van beroepsrisico’s, het verstrekken van informatie en opleiding en het voorzien in de nodige organisatie en middelen.

In de richtlijn staat ook dat maatregelen op het gebied van veiligheid, hygiëne en gezondheid op de werkplek geen financiële kosten voor werknemers met zich mee mogen brengen.

EU-vereisten voor beeldschermstoelen

Richtlijn 90/270/EEG van de Raad stelt minimumvereisten vast voor gezondheid en veiligheid bij werk met beeldschermapparatuur.

De richtlijn hanteert een brede definitie van een werkplek. Die kan bestaan uit het beeldscherm, toetsenbord, invoerapparatuur, accessoires, telefoon, printer, documenthouder, bureau, werkstoel en de directe werkomgeving.

Werkgevers moeten werkplekken analyseren om de veiligheids- en gezondheidsomstandigheden te beoordelen, met name mogelijke risico’s voor het gezichtsvermogen, lichamelijke klachten en mentale stress. Vervolgens moeten passende maatregelen worden genomen om de vastgestelde risico’s aan te pakken.

Volgens de minimumvereisten van de richtlijn moet een werkstoel:

• Stabiel zijn.
• De werknemer voldoende bewegingsvrijheid bieden.
• Een comfortabele werkhouding mogelijk maken.
• Een verstelbare zithoogte hebben.
• Een rugleuning hebben waarvan de hoogte en hellingshoek verstelbaar zijn.
• Indien van toepassing volgens de nationale uitvoering, worden voorzien van een voetensteun voor een werknemer die daarom vraagt.

De werkgever moet beeldschermwerk ook zo organiseren dat het regelmatig wordt onderbroken door pauzes of veranderingen van activiteit die de belasting door beeldschermwerk verminderen.

Dit zijn minimumvereisten. Afzonderlijke EU- en EER-landen kunnen specifiekere of strengere regels invoeren.

Het Europese kader voor telewerken

De Europese sociale partners hebben de raamovereenkomst over telewerken in 2002 ondertekend. De overeenkomst stelt algemene beginselen vast voor regelmatig telewerken, hoewel de juridische uitvoering per land verschilt.

In de raamovereenkomst staat dat afspraken over arbeidsmiddelen, aansprakelijkheid en kosten duidelijk moeten worden vastgelegd voordat het telewerken begint.

Als algemene regel geldt dat de werkgever verantwoordelijk is voor het verstrekken, installeren en onderhouden van de apparatuur die nodig is voor regelmatig telewerken, tenzij de telewerker eigen apparatuur gebruikt.

Ook staat er dat de werkgever de kosten die door regelmatig telewerken ontstaan, vergoedt of rechtstreeks betaalt, met name communicatiekosten.

Garandeert dit vergoeding van de stoel?

Nee. Europese regels voor de veiligheid op de werkplek staan doorgaans niet toe dat een werknemer zonder goedkeuring een stoel naar keuze koopt, waarna de werkgever automatisch verplicht is het volledige bedrag te vergoeden.

De werkgever kan in plaats daarvan:

• Verstrek rechtstreeks een goedgekeurde stoel.
• Bied een selectie van geschikte modellen aan.
• Stel een budget voor apparatuur vast.
• Leen meubilair uit aan de werknemer.
• Vraag een arboprofessional om de werkplek te beoordelen.
• Zorg voor een andere effectieve aanpassing van de werkplek.

De passende oplossing hangt af van de taken van de werknemer, de duur en regelmaat van het werken op afstand, de beoordeling van de werkplek, de nationale regels van het land en de voorwaarden van de overeenkomst voor werken op afstand.

Hoe de regels per land verschillen

Deze tabel biedt alleen een globale vergelijking. Nationale wetten, collectieve overeenkomsten en fiscale regels kunnen veranderen.

Spanje

Spanje heeft een van de duidelijkste wettelijke kaders voor regelmatig werken op afstand.

Artikel 11 en 12 van de Spaanse wet 10/2021 inzake werken op afstand verlenen rechten met betrekking tot de verstrekking en het onderhoud van noodzakelijke middelen, apparatuur en hulpmiddelen. De wet bepaalt ook dat werken op afstand door de werkgever moet worden vergoed of gecompenseerd en dat de werknemer geen kosten hoeft te dragen voor apparatuur, hulpmiddelen en middelen die verband houden met het werk.

De inventaris van benodigde apparatuur moet worden opgenomen in de overeenkomst voor werken op afstand, met inachtneming van de toepasselijke cao’s.

Dit betekent niet noodzakelijkerwijs dat iedere werknemer zomaar een stoel kan kiezen. De werknemer moet nagaan of de stoel deel uitmaakt van de overeengekomen inventaris van apparatuur en de aankoopprocedure van de werkgever volgen.

Duitsland

Duitsland maakt onderscheid tussen formeel ingerichte telewerkplekken en flexibelere vormen van mobiel werken of incidenteel thuiswerken.

Volgens de Duitse verordening inzake werkplekken is een telewerkplek een permanent ingerichte beeldschermwerkplek in de privéruimte van de werknemer. De voorwaarden, de wekelijkse werktijd en de duur van de regeling moeten worden afgesproken.

Volgens de definitie worden het benodigde meubilair, de arbeidsmiddelen en de communicatieapparatuur door de werkgever of een door de werkgever ingeschakelde persoon verstrekt en geïnstalleerd.

Bij een formele Duitse telewerkplek kan de werkgever de stoel daarom rechtstreeks verstrekken als onderdeel van de inrichting van de werkplek. Dit geeft niet automatisch recht op vergoeding voor een stoel die zonder toestemming is gekocht.

Frankrijk

In Frankrijk hebben werknemers die op afstand werken dezelfde algemene arbeidsrechten als werknemers op de locatie van de werkgever.

Volgens officiële Franse richtlijnen kunnen werkgevers beroepskosten vergoeden die tijdens telewerk zijn gemaakt. Dit kan onder meer apparatuur, software, abonnementen en andere hulpmiddelen omvatten die voor vergoeding in aanmerking komen.

Of een ergonomische bureaustoel wordt vergoed, hangt doorgaans af van de telewerkovereenkomst, de cao, het onkostenbeleid, de beoordeling van de arbeidsgezondheid en de vraag of de aankoop is goedgekeurd.

Italië

Regelingen voor slim werken in Italië worden doorgaans vastgesteld in een overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer, op grond van wet nr. 81/2017 en de toepasselijke collectieve overeenkomsten.

Volgens officiële Italiaanse richtlijnen is de werkgever verantwoordelijk voor de veiligheid en goede werking van de technologische hulpmiddelen die aan de werknemer zijn toegewezen.

In het nationale protocol van Italië voor slim werken in de particuliere sector staat ook dat de werkgever normaal gesproken de technologische en IT-apparatuur verstrekt die nodig is voor slim werken, tenzij anders is overeengekomen. Als de partijen afspreken dat de werknemer eigen apparatuur gebruikt, moeten ze de veiligheidseisen vastleggen en kunnen ze een onkostenvergoeding verstrekken.

Omdat deze regels vooral betrekking hebben op technologische apparatuur, moet de regeling voor kantoormeubilair worden bevestigd in de individuele overeenkomst voor slim werken, de toepasselijke cao en het werkgeversbeleid.

Veelvoorkomend beleid van werkgevers voor uitrusting

In de praktijk hanteren Europese werkgevers verschillende methoden om geschikte thuiswerkuitrusting te verstrekken.

Wat geldt als geschikte uitrusting?

Een geschikte stoel is niet per se de duurste stoel of het model met de meeste functies. De stoel moet passen bij de werknemer, de werkplek en de taken.

Relevante kenmerken kunnen zijn:

• Een stabiele voet.
• Verstelbare zithoogte.
• Een verstelbare rugleuning.
• Geschikte afmetingen van de zitting.
• Vrijheid om van houding te veranderen.
• Armleuningen die de schouders niet omhoogduwen.
• Compatibiliteit met de hoogte van het bureau.
• Een voetensteun indien nodig.

Bekijk onze koopgids voor verstelbare ergonomische stoelen voor hulp bij het vergelijken van verstelbereiken en stoelkenmerken.

De gids kan productkenmerken helpen uitleggen, maar toont niet aan dat een bepaalde HBADA-stoel wettelijk verplicht is of voor vergoeding in aanmerking komt.

Vereisten op het gebied van handicaps en medische aandoeningen

Een werknemer met een handicap of een gedocumenteerde medische beperking heeft mogelijk apparatuur of aanpassingen aan de werkplek nodig die verder gaan dan de standaarduitrusting van de werkgever.

Europese regels op het gebied van gelijkheid, handicaps en arbeidsgezondheid worden in elk land anders toegepast. De werknemer kan worden gevraagd contact op te nemen met personeelszaken, de arbeidsgezondheidsdienst of het team van de organisatie dat verantwoordelijk is voor aanpassingen op de werkplek.

De werknemer moet het functionele probleem beschrijven in plaats van alleen een voorkeurmerk aan te vragen. Zo kan in het verzoek worden uitgelegd dat de huidige stoel niet de verstelbaarheid biedt die in een beoordeling van de arbeidsomstandigheden is vastgesteld.

De werkgever kan een andere, doeltreffende stoel of werkplekoplossing verstrekken. Er moet met medische informatie worden omgegaan volgens de toepasselijke privacy- en arbeidsregels.

Een ergonomische stoel aanvragen

Volg deze stappen voordat u een stoel aanschaft:

1. Controleer uw werkregeling. Bevestig of u een reguliere telewerker, formele thuiswerker, mobiele werker of incidentele thuiswerker bent.
2. Lees het toepasselijke beleid. Raadpleeg de overeenkomst voor thuiswerken, het onkostenbeleid en de cao.
3. Vraag om een beoordeling van de werkplek. Leg uit welke problemen de huidige inrichting oplevert.
4. Vraag of apparatuur rechtstreeks wordt verstrekt. De werkgever heeft mogelijk al goedgekeurde stoelmodellen.
5. Vraag om schriftelijke goedkeuring. Bevestig het toegestane budget en de productspecificaties.
6. Bewaar de documentatie. Bewaar de overeenkomst, goedkeuring, factuur en leveringsdocumenten.
7. Houd de termijn voor terugbetaling in de gaten. Dien de vereiste documenten in via het onkostensysteem van de werkgever.

Wat als de werkgever weigert?

Vraag de werkgever om de beslissing toe te lichten en of er een alternatieve stoel, aanpassing van de werkplek of beoordeling beschikbaar is.

Afhankelijk van het land en de situatie kunnen mogelijke vervolgstappen zijn:

• De interne procedure van de werkgever voor gezondheid en veiligheid volgen.
• Contact opnemen met personeelszaken of de bedrijfsgezondheidsdienst.
• De werknemersvertegenwoordiger, ondernemingsraad of vakbond raadplegen.
• De toepasselijke cao raadplegen.
• Contact opnemen met de nationale arbeidsinspectie of de instantie voor arbeidsveiligheid.
• Advies inwinnen bij een gekwalificeerde lokale arbeidsdeskundige.

Vertrouw niet uitsluitend op een commerciële blog bij een arbeidsconflict, medisch probleem of aanzienlijke persoonlijke uitgave.

Belangrijkste punten

• Werkgevers in de EU moeten de risico’s voor gezondheid en veiligheid op de werkplek beoordelen en beheersen.
• Maatregelen voor arbeidsveiligheid mogen geen financiële kosten voor werknemers met zich meebrengen.
• De EU-regels voor beeldschermwerk bevatten minimumeisen voor werkstoelen.
• Volgens het Europese kader voor telewerk is de werkgever doorgaans verantwoordelijk voor de nodige apparatuur voor regelmatig telewerk.
• De uitvoering verschilt per EU-land.
• Spanje heeft expliciete wettelijke regels voor apparatuur en kosten bij werken op afstand.
• De Duitse definitie van een formele telewerkplek omvat door de werkgever verstrekt en geïnstalleerd meubilair en apparatuur.
• Een werknemer moet toestemming vragen voordat die een stoel koopt.
• De werkgever kan een goedgekeurd alternatief aanbieden in plaats van de voorkeursstoel van de werknemer te vergoeden.

Veelgestelde vragen

Moet elke Europese werkgever thuiswerkers een ergonomische stoel geven?

Nee. Werkgevers hebben verantwoordelijkheden op het gebied van gezondheid en veiligheid, maar of ze een bepaalde stoel moeten verstrekken of betalen, hangt af van de beoordeling van de werkplek, de nationale wetgeving, de regelmaat van het werken op afstand, de overeenkomst voor werken op afstand en het bedrijfsbeleid.

Stelt de EU-wetgeving eisen aan bureaustoelen?

Ja. Richtlijn 90/270/EEG rekent de werkstoel tot de definitie van een werkplek met beeldschermapparatuur. De minimumeisen bepalen dat de stoel stabiel moet zijn, bewegingsvrijheid en een comfortabele houding mogelijk moet maken en in hoogte verstelbaar moet zijn, met een verstelbare rugleuning.

Kan een werknemer een HBADA-stoel kopen en de factuur naar de werkgever sturen?

Niet zonder toestemming. De werkgever kan goedgekeurde modellen, leveranciers of budgetten hebben, of afspraken over het uitlenen van apparatuur. Vraag schriftelijk toestemming voordat je een stoel koopt.

Moet de werkgever betalen als de werknemer ervoor kiest thuis te werken?

Niet automatisch. Het antwoord hangt ervan af of het werken op afstand regelmatig of incidenteel is, of het verplicht of vrijwillig is, welke nationale wetgeving van toepassing is en wat de werkgever en werknemer zijn overeengekomen.

Moeten werkgevers in Spanje de kosten van werken op afstand vergoeden?

De Spaanse wet 10/2021 bepaalt dat regelmatig werken op afstand door het bedrijf moet worden betaald of vergoed en dat de werknemer geen kosten hoeft te dragen voor de apparatuur, hulpmiddelen en middelen die voor het werk worden gebruikt. De specifieke regeling kan worden vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst of de overeenkomst voor werken op afstand.

Moet een Duitse werkgever meubilair voor telewerk verstrekken?

Voor een formeel ingerichte telewerkplek volgens de Duitse arbeidsplaatsenverordening zorgt de werkgever of diens aangewezen vertegenwoordiger voor het nodige werkplekmeubilair, de arbeidsmiddelen en de communicatieapparatuur en installeert deze. Voor flexibeler mobiel werken kunnen andere regels gelden.

Mag een werkgever een andere stoel leveren dan de aangevraagde stoel?

Doorgaans mag de werkgever een geschikte en doeltreffende stoel kiezen die voldoet aan de relevante eisen voor de werkplek. De werknemer heeft niet automatisch recht op het duurste model of een voorkeursmerk.

Wat moet een werknemer doen als een standaardstoel niet aan een medische behoefte voldoet?

Neem contact op met personeelszaken of de arbodienst en vraag om een individuele beoordeling van de werkplek. De procedure en documentatievereisten zijn afhankelijk van de nationale wetgeving inzake gelijke behandeling, arbeidsongeschiktheid en arbeid.