Si trabajas habitualmente desde casa en Europa, quizá te preguntes si tu empleador debe proporcionarte o pagar una silla ergonómica de oficina.
Las normas europeas de seguridad laboral ofrecen protecciones importantes a los trabajadores, incluidas las personas que utilizan habitualmente equipos con pantallas. Sin embargo, estas normas no siempre dan derecho al empleado a comprar por su cuenta cualquier silla y exigir el reembolso total.
La respuesta depende de los requisitos de seguridad laboral de la UE, de cómo se hayan incorporado en el país del empleado, del acuerdo de teletrabajo, de los convenios colectivos aplicables y de la política del empleador sobre equipos.
Respuesta rápida: ¿Debe un empleador europeo pagar una silla ergonómica?
Puede que el empleador deba proporcionar o financiar equipos adecuados para el puesto de trabajo cuando sean necesarios para trabajar con seguridad de forma habitual, en particular en un puesto de trabajo establecido para usar pantallas o teletrabajar. Las normas de la UE exigen que los empleadores evalúen los riesgos del puesto de trabajo, y las medidas de seguridad laboral no deben suponer un coste económico para los trabajadores. Esto no autoriza automáticamente al empleado a comprar cualquier modelo de HBADA que prefiera y solicitar el reembolso. El empleador puede proporcionar directamente una silla que cumpla los requisitos, fijar un presupuesto aprobado u ofrecer otra solución adecuada conforme a la legislación nacional y las políticas de la empresa.
La respuesta breve
Los empleadores europeos tienen responsabilidades en materia de salud y seguridad laboral, incluidas las obligaciones relacionadas con los puestos de trabajo donde se utilizan pantallas. Estas responsabilidades también pueden aplicarse a las modalidades de teletrabajo formalmente establecidas, según cómo se hayan incorporado las directivas de la UE en el país correspondiente.
Un trabajador puede recibir una silla de oficina por una de varias vías:
- El empleador proporciona directamente una silla homologada.
- El empleador reembolsa una compra aprobada previamente.
- El empleado recibe una cantidad fija para gastos de oficina en casa.
- El empleador presta el equipo para el puesto de trabajo durante el periodo de teletrabajo.
- Se proporciona el equipo para atender una necesidad relacionada con la salud laboral o una discapacidad.
- Un convenio colectivo o un acuerdo de teletrabajo especifica quién es responsable del equipo y los gastos.
Por lo tanto, el empleador puede ser responsable de garantizar que haya equipos adecuados disponibles, sin estar obligado a pagar la silla exacta que haya elegido el empleado.
Qué exige la legislación de la UE sobre seguridad laboral
La Directiva 89/391/CEE del Consejo establece el marco europeo general para la seguridad y la salud de los trabajadores.
Conforme a la directiva, los empleadores deben tomar las medidas necesarias para proteger la seguridad y la salud de los trabajadores. Estas medidas incluyen prevenir los riesgos laborales, proporcionar información y formación, y aportar la organización y los medios necesarios.
La directiva también establece que las medidas relacionadas con la seguridad, la higiene y la salud en el lugar de trabajo no deben suponer ningún costo económico para las personas trabajadoras.
Requisitos de la UE para las sillas de trabajo con pantallas
La Directiva 90/270/CEE del Consejo establece requisitos mínimos de salud y seguridad para el trabajo con equipos que incluyen pantallas.
La directiva define el puesto de trabajo en términos generales. Puede incluir la pantalla, el teclado, los dispositivos de entrada, los accesorios, el teléfono, la impresora, el portadocumentos, el escritorio, la silla de trabajo y el entorno de trabajo inmediato.
Los empleadores deben analizar los puestos de trabajo para evaluar las condiciones de seguridad y salud, en particular los posibles riesgos relacionados con la vista, los problemas físicos y el estrés mental. A continuación, deben tomarse las medidas adecuadas para abordar los riesgos identificados.
Los requisitos mínimos de la directiva establecen que una silla de trabajo debe:
- Ser estable.
- Permitir que la persona trabajadora se mueva con facilidad.
- Permitir una postura de trabajo cómoda.
- Tener una altura de asiento ajustable.
- Tener un respaldo ajustable en altura e inclinación.
- Debe complementarse con un reposapiés para quien lo solicite, cuando corresponda según la implementación nacional.
El empleador también debe organizar el trabajo con pantallas de modo que se interrumpa periódicamente con pausas o cambios de actividad que reduzcan la carga de trabajo con pantallas.
Estos son requisitos mínimos. Cada país de la UE y del EEE puede adoptar normas más específicas o más protectoras.
El marco europeo del teletrabajo
Los interlocutores sociales europeos firmaron el Acuerdo Marco sobre Teletrabajo en 2002. El acuerdo establece principios generales para el teletrabajo regular, aunque su implementación jurídica varía según el país.
El acuerdo establece que las cuestiones relativas al equipo de trabajo, la responsabilidad y los gastos deben definirse claramente antes de que comience el teletrabajo.
Como norma general, establece que el empleador es responsable de proporcionar, instalar y mantener el equipo necesario para el teletrabajo regular, salvo que la persona teletrabajadora utilice su propio equipo.
También establece que, cuando el teletrabajo se realiza de manera regular, el empleador compensa o cubre directamente los gastos ocasionados por el trabajo, en particular los de comunicación.
¿Esto garantiza el reembolso de la silla?
No. Por lo general, las normas europeas de seguridad en el trabajo no permiten que un empleado compre cualquier silla de su preferencia sin autorización y exija automáticamente al empleador el reembolso del importe total.
En su lugar, el empleador puede:
- Proporcionar directamente una silla aprobada.
- Ofrecer una selección de modelos que cumplan los requisitos.
- Establecer un presupuesto para el equipo.
- Prestar muebles al empleado.
- Pedir a un profesional de salud laboral que evalúe el puesto de trabajo.
- Proporcionar otro ajuste eficaz para el puesto de trabajo.
La solución adecuada depende de las tareas del trabajador, la duración y regularidad del trabajo a distancia, la evaluación del puesto de trabajo, las normas nacionales del país y las condiciones del acuerdo de trabajo a distancia.
En qué se diferencian las normas según el país
| País | Situación general | Qué puede significar para una silla de oficina |
|---|---|---|
| España | Los trabajadores a distancia tienen derechos legales relacionados con el equipo necesario, su mantenimiento y la compensación de los gastos laborales. | Se puede proporcionar o financiar una silla necesaria si está incluida en el acuerdo de trabajo a distancia o en las normas colectivas aplicables, pero el empleado debe obtener autorización. |
| Alemania | Un puesto de teletrabajo establecido formalmente incluye mobiliario y equipo de trabajo proporcionados e instalados por el empleador. | El empleador puede proporcionar la silla requerida como parte del puesto de teletrabajo acordado, en lugar de reembolsar la compra independiente de una silla. |
| Francia | Los empleadores pueden reembolsar gastos profesionales relacionados con el teletrabajo, incluidos los equipos y suministros que cumplan los requisitos, con sujeción a la política y a las disposiciones aplicables. | La cobertura de una silla depende de la política de teletrabajo del empleador, el convenio colectivo, la aprobación y las pruebas del gasto profesional. |
| Italia | El trabajo inteligente suele regirse por un acuerdo individual y las disposiciones colectivas o nacionales aplicables. Por lo general, los empleadores proporcionan el equipo tecnológico necesario, salvo que se acuerde otra cosa. | La compensación por mobiliario y gastos debe verificarse en el acuerdo individual, el convenio colectivo y la política del empleador. |
Esta tabla ofrece únicamente una comparación general. Las leyes nacionales, los convenios colectivos y el tratamiento fiscal pueden variar.
España
España cuenta con uno de los marcos legales más claros para el trabajo a distancia habitual.
Los artículos 11 y 12 de la Ley 10/2021 de España sobre trabajo a distancia establecen derechos relacionados con la provisión y el mantenimiento de los medios, equipos y herramientas necesarios. La ley también establece que el empleador debe pagar o compensar el trabajo a distancia, y que el trabajador no debe asumir gastos relacionados con equipos, herramientas y medios vinculados al trabajo.
El inventario del equipo necesario debe incluirse en el acuerdo de trabajo a distancia, con sujeción a los convenios colectivos aplicables.
Esto no significa necesariamente que cada trabajador pueda elegir cualquier silla. El empleado debe confirmar si la silla figura en el inventario de equipos acordado y seguir el proceso de compra de la empresa.
Alemania
Alemania distingue entre los puestos de teletrabajo establecidos formalmente y las modalidades más flexibles de trabajo móvil o trabajo ocasional desde casa.
Según la Ordenanza alemana sobre lugares de trabajo, un puesto de teletrabajo es una estación de trabajo con pantalla instalada de forma permanente en el espacio privado del trabajador. Deben acordarse las condiciones, el horario semanal y la duración de la modalidad.
La definición establece que el empleador, o una persona encargada por este, proporciona e instala el mobiliario, el equipo de trabajo y el equipo de comunicación necesarios.
Por lo tanto, en el caso de un puesto de teletrabajo formal en Alemania, el empleador puede proporcionar directamente la silla como parte de la instalación del puesto. Esto no genera automáticamente el derecho al reembolso de una silla comprada sin autorización.
Francia
En Francia, los empleados que trabajan a distancia tienen los mismos derechos laborales generales que quienes trabajan en las instalaciones del empleador.
Las directrices oficiales francesas reconocen que los empleadores pueden reembolsar los gastos profesionales incurridos durante el teletrabajo. Estos pueden incluir equipos, programas, suscripciones y otras herramientas que cumplan los requisitos.
La cobertura de una silla ergonómica de oficina dependerá normalmente del acuerdo de teletrabajo, el convenio colectivo, la política de gastos, la evaluación de salud laboral y de si la compra fue autorizada.
Italia
En Italia, las modalidades de trabajo inteligente suelen establecerse mediante un acuerdo entre el empleador y el trabajador, de conformidad con la Ley n.º 81/2017 y los convenios colectivos aplicables.
Las directrices oficiales italianas establecen que el empleador es responsable de la seguridad y el correcto funcionamiento de las herramientas tecnológicas asignadas al trabajador.
El protocolo nacional italiano para el trabajo inteligente en el sector privado también establece que, salvo que se acuerde otra cosa, el empleador normalmente proporciona los equipos tecnológicos e informáticos necesarios para trabajar de forma inteligente. Cuando las partes acuerdan que el trabajador utilizará equipos personales, deben definir los requisitos de seguridad y pueden prever una compensación por gastos.
Como estas normas se centran especialmente en los equipos tecnológicos, el tratamiento del mobiliario de oficina debe confirmarse en el acuerdo individual de trabajo inteligente, el convenio colectivo aplicable y la política de la empresa.
Políticas habituales de los empleadores sobre equipamiento
En la práctica, los empleadores europeos utilizan varios métodos para proporcionar equipamiento adecuado para la oficina en casa.
| Tipo de política | Cómo funciona | Qué debe confirmar el trabajador |
|---|---|---|
| Silla proporcionada por el empleador | El empleador selecciona, compra y entrega una silla aprobada. | Modelos disponibles, entrega, montaje y requisitos de devolución. |
| Reembolso con aprobación previa | El trabajador compra una silla aprobada y presenta el recibo. | Proceso de aprobación, límite de gasto, modelos admisibles y plazo de presentación. |
| Asignación fija para la oficina en casa | El trabajador recibe una cantidad fija para equipamiento admisible para la oficina en casa. | Si se incluye el mobiliario y si la asignación cumple los requisitos nacionales. |
| Reembolso parcial | El empleador paga hasta un límite fijo y el trabajador abona la diferencia. | Si se permite comprar un modelo de mayor precio y quién será el propietario de la silla. |
| Préstamo de equipo | La silla sigue siendo propiedad del empleador y se presta al trabajador. | Condiciones de mantenimiento, daños, traslado y devolución. |
| Adaptación de salud laboral | El equipo se selecciona tras una evaluación del puesto de trabajo o de salud laboral. | El procedimiento de evaluación y si se requiere documentación adicional. |
¿Qué se considera equipamiento adecuado?
Una silla adecuada no tiene por qué ser la más cara ni el modelo con más características. Debe ser apropiada para el trabajador, el puesto de trabajo y las tareas.
Entre las características pertinentes pueden incluirse:
- Una base estable.
- Altura del asiento ajustable.
- Respaldo ajustable.
- Dimensiones del asiento adecuadas.
- Libertad para cambiar de postura.
- Reposabrazos que no obliguen a elevar los hombros.
- Compatibilidad con la altura del escritorio.
- Un reposapiés, cuando sea necesario.
Para comparar los rangos de ajuste y las características de las sillas, consulta nuestra guía de compra de sillas ergonómicas ajustables.
La guía puede ayudar a explicar las características del producto, pero no demuestra que una silla HBADA en particular sea legalmente obligatoria o reembolsable.
Discapacidad y requisitos médicos
Un trabajador con discapacidad o una limitación médica documentada puede necesitar equipos o cambios en el puesto de trabajo que vayan más allá de la configuración estándar del empleador.
Las normas europeas sobre igualdad, discapacidad y salud laboral se aplican de forma diferente en cada país. Es posible que se pida al trabajador que se ponga en contacto con recursos humanos, salud laboral o el equipo de adaptación del puesto de trabajo de la organización.
El trabajador debe describir el problema funcional en lugar de limitarse a solicitar una marca preferida. Por ejemplo, la solicitud puede explicar que la silla actual no ofrece el rango de ajuste indicado en una evaluación de salud laboral.
El empleador puede proporcionar otra silla eficaz u ofrecer una solución distinta para el puesto de trabajo. La información médica debe tratarse de acuerdo con las normas aplicables de privacidad y empleo.
Cómo solicitar una silla ergonómica
Sigue estos pasos antes de comprar una silla:
- Comprueba tu modalidad de trabajo. Confirma si eres teletrabajador habitual, trabajador formalmente domiciliario, trabajador móvil o trabajador remoto ocasional.
- Lee la política aplicable. Consulta el acuerdo de teletrabajo, la política de gastos y el convenio colectivo.
- Solicita una evaluación del puesto de trabajo. Explica las dificultades que presenta la configuración actual.
- Pregunta si proporcionan el equipamiento directamente. Es posible que el empleador ya tenga modelos de sillas autorizados.
- Solicita autorización por escrito. Confirma el presupuesto permitido y las especificaciones del producto.
- Conserva la documentación. Guarda el acuerdo, la autorización, la factura y los comprobantes de entrega.
- Respeta el plazo de reembolso. Presenta los documentos requeridos mediante el sistema de gastos del empleador.
Ejemplo de solicitud de equipamiento
Asunto: Solicitud de una silla adecuada para el puesto de trabajo en casa
Hola [responsable o contacto de Recursos Humanos]:
Uso regularmente una estación de trabajo con pantalla mientras trabajo a distancia. Mi silla actual no permite los ajustes de altura del asiento y del respaldo necesarios para adoptar una postura de trabajo adecuada.
¿Podrían confirmar si la empresa proporciona una silla de oficina homologada, ofrece una asignación para equipamiento de teletrabajo o reembolsa una compra autorizada previamente? Antes de comprar nada, también quisiera confirmar las especificaciones requeridas, el presupuesto, las condiciones de propiedad y el proceso de documentación.
Si procede, estoy disponible para realizar una evaluación del puesto de trabajo o de salud laboral.
Gracias,
[Nombre del trabajador]
¿Qué ocurre si el empleador se niega?
Pide al empleador que explique la decisión y si hay disponible una silla alternativa, un ajuste del puesto de trabajo o una evaluación.
Según el país y la situación, los siguientes pasos posibles pueden incluir:
- Seguir el procedimiento interno de salud y seguridad del empleador.
- Contactar con recursos humanos o salud laboral.
- Consultar al representante de los trabajadores, al comité de empresa o al sindicato.
- Consultar el convenio colectivo aplicable.
- Contactar con la inspección nacional de trabajo o la autoridad de seguridad laboral.
- Obtener asesoramiento de un profesional local cualificado en derecho laboral.
No te bases únicamente en un blog comercial cuando se trate de un conflicto laboral, un problema médico o un gasto personal importante.
Conclusiones principales
- Los empleadores de la UE deben evaluar y gestionar los riesgos para la salud y la seguridad en el lugar de trabajo.
- Las medidas de seguridad laboral no deben suponer un coste económico para los trabajadores.
- Las normas de la UE sobre pantallas incluyen requisitos mínimos para las sillas de trabajo.
- En general, el marco europeo de teletrabajo atribuye al empleador la responsabilidad de proporcionar el equipo necesario para el trabajo a distancia regular.
- La aplicación varía entre los países de la UE.
- España cuenta con normas legales explícitas sobre equipos y gastos del trabajo a distancia.
- La definición alemana de puesto de teletrabajo formal incluye mobiliario y equipos proporcionados e instalados por el empleador.
- El trabajador debe obtener autorización antes de comprar una silla.
- El empleador puede ofrecer una alternativa aprobada en lugar de reembolsar el modelo que prefiera el trabajador.
Preguntas frecuentes
¿Deben todos los empleadores europeos comprar una silla ergonómica a quienes trabajan a distancia?
No. Los empleadores tienen responsabilidades en materia de salud y seguridad, pero que deban proporcionar o pagar una silla específica depende de la evaluación del puesto de trabajo, la legislación nacional, la regularidad del trabajo a distancia, el acuerdo de trabajo a distancia y la política de la empresa.
¿La legislación de la UE establece requisitos para las sillas de oficina?
Sí. La Directiva 90/270/CEE incluye la silla de trabajo en la definición de puesto de trabajo con pantalla. Sus requisitos mínimos establecen que la silla debe ser estable, permitir libertad de movimiento y una postura cómoda, y ofrecer regulación de la altura del asiento y ajuste del respaldo.
¿Puede un empleado comprar una silla HBADA y enviar la factura al empleador?
No sin autorización previa. El empleador puede tener modelos, proveedores, presupuestos o acuerdos de préstamo de equipos aprobados. Obtén una autorización por escrito antes de comprar una silla.
¿Tiene que pagar el empleador si el trabajador elige trabajar desde casa?
No automáticamente. La respuesta depende de si el trabajo a distancia es regular u ocasional, de si es obligatorio o voluntario, de la legislación aplicable en el país y del acuerdo entre el empleador y el trabajador.
¿Exige España que los empleadores cubran los gastos del trabajo a distancia?
La Ley 10/2021 de España establece que el trabajo a distancia regular debe ser sufragado o compensado por la empresa y no debe exigir que el trabajador asuma los gastos relacionados con los equipos, las herramientas y los medios utilizados para trabajar. El mecanismo específico puede establecerse mediante convenio colectivo o acuerdo de trabajo a distancia.
¿Debe un empleador alemán proporcionar muebles para teletrabajar?
Para un puesto de teletrabajo establecido formalmente conforme al Reglamento alemán sobre lugares de trabajo, el empleador o su representante designado proporciona e instala el mobiliario, el equipo de trabajo y los equipos de comunicación necesarios. El trabajo móvil más flexible puede recibir un tratamiento distinto.
¿Puede el empleador proporcionar una silla distinta de la solicitada?
Por lo general, el empleador puede elegir una silla adecuada y eficaz que cumpla los requisitos pertinentes del puesto de trabajo. El trabajador no tiene derecho automático al modelo más caro ni a una marca preferida.
¿Qué debe hacer un trabajador cuando una silla estándar no satisface una necesidad médica?
Ponte en contacto con recursos humanos o salud laboral y solicita una evaluación individual del lugar de trabajo. El proceso y los requisitos de documentación dependen de la legislación nacional sobre igualdad, discapacidad y empleo.
Fuentes oficiales
- EUR-Lex: Directiva 89/391/CEE sobre seguridad y salud de los trabajadores
- EUR-Lex: Directiva 90/270/CEE sobre equipos con pantallas de visualización
- Comisión Europea: Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo
- EU-OSHA: Resumen del Acuerdo Marco sobre Teletrabajo
- España — Boletín Oficial del Estado: Ley 10/2021 de trabajo a distancia
- Alemania — Ministerio Federal de Justicia: Reglamento sobre los lugares de trabajo
- Francia — Service-Public: Reembolso de los gastos profesionales de teletrabajo
- Italia — Ministerio de Trabajo y Políticas Sociales: Guía oficial sobre el trabajo inteligente
