Si vous travaillez régulièrement depuis chez vous en Europe, vous vous demandez peut-être si votre employeur doit fournir ou payer un fauteuil de bureau ergonomique.
Les règles européennes de sécurité et de santé au travail offrent des protections importantes aux travailleurs, y compris aux personnes qui utilisent régulièrement des équipements à écran. Cependant, ces règles ne donnent pas toujours à un employé le droit d’acheter n’importe quel fauteuil de son propre chef et d’exiger un remboursement intégral.
La réponse dépend des exigences de l’UE en matière de sécurité au travail, de la manière dont ces exigences sont mises en œuvre dans le pays de l’employé, de l’accord de télétravail, des conventions collectives applicables et de la politique de l’employeur en matière d’équipement.
Réponse rapide : un employeur européen doit-il payer un fauteuil ergonomique ?
Un employeur peut être tenu de fournir ou de financer un équipement de poste de travail adapté lorsqu’il est nécessaire pour travailler en toute sécurité et régulièrement, en particulier pour un poste de travail fixe avec écran ou en télétravail. Les règles de l’UE exigent que les employeurs évaluent les risques liés aux postes de travail, et les mesures de sécurité et de santé au travail ne doivent pas entraîner de frais pour les travailleurs. Cela ne permet pas automatiquement à un employé d’acheter le modèle HBADA de son choix et d’obtenir un remboursement. L’employeur peut fournir directement un fauteuil conforme, fixer un budget approuvé ou proposer une autre solution adaptée conformément au droit national et à la politique de l’entreprise.
Réponse courte
Les employeurs européens ont des obligations en matière de santé et de sécurité au travail, notamment concernant les postes de travail utilisés pour les activités devant écran. Ces obligations peuvent également s’appliquer aux modalités de télétravail formellement établies, selon la manière dont les directives de l’UE ont été mises en œuvre dans le pays concerné.
Un travailleur peut obtenir un fauteuil de bureau de plusieurs façons :
- L’employeur fournit directement un fauteuil approuvé.
- L’employeur rembourse un achat préalablement approuvé.
- L’employé perçoit une allocation fixe pour son bureau à domicile.
- L’employeur prête un équipement de poste de travail pour la durée du télétravail.
- L’équipement est fourni pour répondre à un besoin lié à la santé au travail ou à un handicap.
- Une convention collective ou un accord de télétravail précise les responsabilités en matière d’équipement et de coûts.
L’employeur peut donc être responsable de veiller à ce qu’un équipement adapté soit disponible, sans être tenu de payer le fauteuil exact choisi par l’employé.
Ce que requiert le droit de l’UE sur la sécurité au travail
La directive 89/391/CEE du Conseil établit le cadre général européen en matière de sécurité et de santé des travailleurs.
En vertu de cette directive, les employeurs doivent prendre les mesures nécessaires pour protéger la sécurité et la santé des travailleurs. Ces mesures comprennent la prévention des risques professionnels, la fourniture d’informations et de formations, ainsi que l’organisation et les moyens nécessaires.
La directive précise également que les mesures relatives à la sécurité, à l’hygiène et à la santé au travail ne doivent pas entraîner de frais pour les travailleurs.
Exigences de l’UE pour les fauteuils utilisés devant un écran
La directive 90/270/CEE du Conseil établit les exigences minimales en matière de santé et de sécurité pour le travail impliquant des équipements à écran.
La directive définit largement le poste de travail. Il peut comprendre l’écran, le clavier, les dispositifs d’entrée, les accessoires, le téléphone, l’imprimante, le porte-documents, le bureau, le fauteuil de travail et l’environnement de travail immédiat.
Les employeurs doivent analyser les postes de travail afin d’évaluer les conditions de sécurité et de santé, en particulier les risques éventuels pour la vue, les problèmes physiques et le stress mental. Des mesures appropriées doivent ensuite être prises pour remédier aux risques identifiés.
Les exigences minimales de la directive stipulent qu’un fauteuil de travail doit :
- Être stable.
- Permettre au travailleur de se déplacer facilement.
- Permettre une position de travail confortable.
- Avoir une hauteur d’assise réglable.
- Avoir un dossier réglable en hauteur et en inclinaison.
- Être complété par un repose-pieds si le travailleur en fait la demande, lorsque cela est prévu par la transposition nationale.
L’employeur doit également organiser le travail devant écran de manière à ce qu’il soit périodiquement interrompu par des pauses ou des changements d’activité réduisant la charge de travail devant l’écran.
Il s’agit d’exigences minimales. Les États membres de l’UE et de l’Espace économique européen peuvent adopter des règles plus spécifiques ou plus protectrices.
Le cadre européen du télétravail
Les partenaires sociaux européens ont signé l’Accord-cadre sur le télétravail en 2002. Cet accord établit des principes généraux applicables au télétravail régulier, bien que sa mise en œuvre juridique varie d’un pays à l’autre.
Le cadre prévoit que les questions relatives à l’équipement de travail, à la responsabilité et aux coûts doivent être clairement définies avant le début du télétravail.
En règle générale, il stipule que l’employeur est responsable de la fourniture, de l’installation et de l’entretien de l’équipement nécessaire au télétravail régulier, sauf si le télétravailleur utilise son propre équipement.
Il précise également que lorsque le télétravail est effectué régulièrement, l’employeur compense ou prend directement en charge les frais occasionnés par le travail, en particulier les frais de communication.
Cela garantit-il le remboursement du fauteuil ?
Non. Les règles européennes de sécurité au travail ne permettent généralement pas à un employé d’acheter le fauteuil de son choix sans autorisation et d’exiger automatiquement le remboursement intégral.
L’employeur peut en revanche :
- Fournir directement un fauteuil approuvé.
- Proposer une sélection de modèles conformes.
- Fixer un budget pour l’équipement.
- Prêter des meubles à l’employé.
- Demander à un professionnel de santé au travail d’évaluer le poste de travail.
- Proposer une autre solution efficace d’aménagement du poste de travail.
La solution appropriée dépend des tâches du travailleur, de la durée et de la fréquence du télétravail, de l’évaluation du poste de travail, des règles nationales du pays et des conditions de l’accord de télétravail.
Comment les règles varient selon les pays
| Pays | Position générale | Ce que cela peut signifier pour un fauteuil de bureau |
|---|---|---|
| Espagne | Les télétravailleurs disposent de droits légaux concernant l’équipement nécessaire, l’entretien et la prise en charge des frais liés au travail. | Un fauteuil nécessaire peut être fourni ou financé s’il est prévu par l’accord de télétravail ou les règles collectives applicables, mais l’employé doit obtenir une autorisation. |
| Allemagne | Un poste de télétravail formellement établi comprend le mobilier et l’équipement de travail fournis et installés par l’employeur. | L’employeur peut fournir le fauteuil requis dans le cadre du poste de télétravail convenu plutôt que de rembourser un fauteuil acheté de son propre chef. |
| France | Les employeurs peuvent rembourser les frais professionnels liés au télétravail, y compris l’équipement et les fournitures admissibles, sous réserve de la politique en vigueur et des dispositions applicables. | La prise en charge d’un fauteuil dépend de la politique de télétravail de l’employeur, de la convention collective, de l’autorisation et de la justification du caractère professionnel de la dépense. |
| Italie | Le smart working est généralement régi par un accord individuel et par les dispositions collectives ou nationales applicables. Les employeurs fournissent normalement l’équipement technologique nécessaire, sauf accord contraire. | Il convient de vérifier dans l’accord individuel, la convention collective et la politique de l’employeur les dispositions relatives au mobilier et à la prise en charge des frais. |
Ce tableau ne fournit qu’une comparaison générale. Les lois nationales, les conventions collectives et le traitement fiscal peuvent varier.
Espagne
L’Espagne dispose de l’un des cadres légaux les plus clairs concernant le télétravail régulier.
Les articles 11 et 12 de la loi espagnole 10/2021 sur le télétravail prévoient des droits relatifs à la fourniture et à l’entretien des moyens, équipements et outils nécessaires. La loi précise également que le télétravail doit être rémunéré ou compensé par l’employeur et ne doit pas obliger le travailleur à supporter des frais liés à l’équipement, aux outils et aux moyens nécessaires à l’exécution du travail.
La liste des équipements requis doit figurer dans l’accord de télétravail, sous réserve des conventions collectives applicables.
Cela ne signifie pas nécessairement que chaque travailleur peut choisir n’importe quel fauteuil. L’employé doit vérifier si le fauteuil est inclus dans la liste d’équipement convenue et respecter la procédure d’achat de l’employeur.
Allemagne
L’Allemagne distingue les postes de télétravail formellement établis des formes plus flexibles de travail mobile ou de travail occasionnel à domicile.
En vertu de l’ordonnance allemande sur la sécurité et la santé au travail, un poste de télétravail est un poste de travail avec écran installé de façon permanente dans l’espace privé du travailleur. Les conditions, la durée hebdomadaire de travail et la durée de l’accord doivent être convenues.
La définition précise que le mobilier, l’équipement de travail et l’équipement de communication nécessaires sont fournis et installés par l’employeur ou par une personne mandatée par celui-ci.
Pour un poste de télétravail formel en Allemagne, l’employeur peut donc fournir directement le fauteuil dans le cadre de l’aménagement du poste de travail. Cela ne crée pas automatiquement de droit au remboursement d’un fauteuil acheté sans autorisation.
France
En France, les salariés travaillant à distance disposent des mêmes droits généraux au travail que les salariés travaillant dans les locaux de l’employeur.
Les recommandations officielles françaises reconnaissent que les employeurs peuvent rembourser les frais professionnels engagés pendant le télétravail. Ceux-ci peuvent inclure l’équipement, les logiciels, les abonnements et d’autres outils admissibles.
La prise en charge d’un fauteuil de bureau ergonomique dépend normalement de l’accord de télétravail, de la convention collective, de la politique de prise en charge des frais, de l’évaluation de santé au travail et de l’autorisation préalable de l’achat.
Italie
Les modalités de smart working en Italie sont généralement établies par accord entre l’employeur et le travailleur en vertu de la loi n° 81/2017 et des dispositions collectives applicables.
Les recommandations officielles italiennes précisent que l’employeur est responsable de la sécurité et du bon fonctionnement des outils technologiques mis à disposition du travailleur.
Le protocole national italien relatif au smart working dans le secteur privé précise également que, sauf accord contraire, l’employeur fournit normalement l’équipement technologique et informatique nécessaire au smart working. Lorsque les parties conviennent que le travailleur utilisera son propre équipement, elles doivent définir les exigences de sécurité et peuvent prévoir une prise en charge des frais.
Comme ces règles portent particulièrement sur l’équipement technologique, il convient de vérifier le traitement du mobilier de bureau dans l’accord individuel de smart working, la convention collective applicable et la politique de l’employeur.
Politiques courantes des employeurs en matière d’équipement
Dans la pratique, les employeurs européens utilisent plusieurs méthodes différentes pour fournir un équipement adapté au bureau à domicile.
| Type de politique | Fonctionnement | Ce que le travailleur doit vérifier |
|---|---|---|
| Fauteuil fourni par l’employeur | L’employeur sélectionne, achète et livre un fauteuil approuvé. | Modèles disponibles, livraison, montage et conditions de retour. |
| Remboursement préalable | Le travailleur achète un fauteuil approuvé et soumet le reçu. | Procédure d’approbation, plafond de dépenses, modèles admissibles et délai de soumission. |
| Allocation fixe pour le bureau à domicile | Le travailleur perçoit une somme fixe pour l’équipement admissible du bureau à domicile. | Si le mobilier est inclus et si l’allocation répond aux exigences nationales. |
| Remboursement partiel | L’employeur rembourse jusqu’à un montant fixe et le travailleur paie la différence. | Si l’achat d’un modèle plus cher est autorisé et à qui appartient le fauteuil. |
| Prêt d’équipement | Le fauteuil reste la propriété de l’employeur et est prêté au travailleur. | Entretien, dommages, déménagement et conditions de retour. |
| Adaptation liée à la santé au travail | L’équipement est sélectionné à la suite d’une évaluation du poste de travail ou de santé au travail. | Procédure d’évaluation et nécessité d’une documentation complémentaire. |
Qu’est-ce qui constitue un équipement adapté ?
Un fauteuil adapté n’est pas nécessairement le plus cher ou le modèle doté du plus grand nombre de fonctionnalités. Il doit être adapté au travailleur, au poste de travail et aux tâches.
Les caractéristiques pertinentes peuvent inclure :
- Une base stable.
- Une hauteur d’assise réglable.
- Un dossier réglable.
- Des dimensions d’assise appropriées.
- La possibilité de changer de posture.
- Des accoudoirs qui ne forcent pas les épaules vers le haut.
- Une compatibilité avec la hauteur du bureau.
- Un repose-pieds lorsque cela est nécessaire.
Pour comparer les plages de réglage et les caractéristiques des fauteuils, consultez notre guide d’achat de fauteuils ergonomiques réglables.
Le guide peut aider à expliquer les caractéristiques des produits, mais il n’établit pas qu’un fauteuil HBADA particulier est légalement requis ou remboursable.
Obligations en matière de handicap et de santé
Un travailleur en situation de handicap ou présentant une limitation médicale documentée peut avoir besoin d’un équipement ou d’un aménagement du poste de travail au-delà de la configuration standard de l’employeur.
Les règles européennes en matière d’égalité, de handicap et de santé au travail sont mises en œuvre différemment dans chaque pays. Il peut être demandé au travailleur de contacter les ressources humaines, le service de santé au travail ou l’équipe d’aménagement des postes de travail de l’organisation.
Le travailleur doit décrire le problème fonctionnel plutôt que de simplement demander une marque préférée. Par exemple, la demande peut expliquer que le fauteuil actuel ne permet pas d’obtenir la plage de réglage identifiée dans une évaluation de santé au travail.
L’employeur peut fournir un autre fauteuil efficace ou une autre solution d’aménagement du poste de travail. Les informations médicales doivent être traitées conformément aux règles applicables en matière de confidentialité et de droit du travail.
Comment demander un fauteuil ergonomique
Suivez ces étapes avant d’acheter un fauteuil :
- Vérifiez les modalités de votre travail. Confirmez si vous êtes un télétravailleur régulier, un travailleur à domicile formel, un travailleur mobile ou un télétravailleur occasionnel.
- Lisez la politique applicable. Consultez l’accord de télétravail, la politique de prise en charge des frais et la convention collective.
- Demandez une évaluation du poste de travail. Expliquez les difficultés rencontrées avec la configuration actuelle.
- Demandez si l’équipement est fourni directement. L’employeur a peut-être déjà approuvé des modèles de fauteuils.
- Demandez une autorisation écrite. Confirmez le budget et les caractéristiques du produit autorisés.
- Conservez les documents. Gardez l’accord, l’autorisation, la facture et les preuves de livraison.
- Respectez le délai de remboursement. Soumettez les documents requis via le système de gestion des frais de l’employeur.
Demande de matériel
Objet : Demande de fauteuil de bureau adapté pour le travail à domicile
Bonjour [Manager ou contact RH],
J’utilise régulièrement un poste de travail avec écran lors de mes journées de télétravail. Mon fauteuil actuel ne permet pas de régler la hauteur de l’assise et le dossier comme nécessaire pour adopter une position de travail adaptée.
Pourriez-vous me confirmer si l’entreprise fournit un fauteuil de bureau homologué, propose une allocation pour l’équipement du télétravail ou rembourse un achat préalablement approuvé ? Avant d’effectuer tout achat, je souhaiterais également connaître les caractéristiques requises, le budget, les modalités de propriété et la procédure de documentation.
Si nécessaire, je suis disponible pour faire réaliser une évaluation du poste de travail ou de santé au travail.
Merci,
[Nom du travailleur]
Que faire si l’employeur refuse ?
Demandez à l’employeur d’expliquer sa décision et de préciser si un autre fauteuil, un aménagement du poste de travail ou une évaluation est envisageable.
Selon le pays et la situation, les prochaines étapes possibles peuvent inclure :
- Suivre la procédure interne de l’employeur en matière de santé et de sécurité.
- Contacter les ressources humaines ou le service de santé au travail.
- Consulter le représentant des travailleurs, le comité d’entreprise ou le syndicat.
- Consulter la convention collective applicable.
- Contacter l’inspection du travail nationale ou l’autorité compétente en matière de sécurité au travail.
- Demander conseil à un professionnel local qualifié du droit du travail.
Ne vous fiez pas uniquement à un blog commercial lorsqu’il s’agit d’un litige professionnel, d’un problème médical ou d’une dépense personnelle importante.
Points clés à retenir
- Les employeurs de l’UE doivent évaluer et gérer les risques pour la santé et la sécurité au travail.
- Les mesures de sécurité au travail ne doivent pas entraîner de frais pour les travailleurs.
- Les règles de l’UE relatives aux écrans incluent des exigences minimales pour les sièges de travail.
- Le cadre européen du télétravail prévoit généralement que l’employeur est responsable de fournir le matériel nécessaire au télétravail régulier.
- La mise en œuvre varie d’un pays de l’UE à l’autre.
- L’Espagne dispose de règles légales explicites concernant le matériel et les frais liés au travail à distance.
- La définition formelle du poste de télétravail en Allemagne comprend le mobilier et l’équipement fournis et installés par l’employeur.
- Le travailleur doit obtenir une autorisation avant d’acheter un fauteuil.
- L’employeur peut proposer une alternative homologuée plutôt que de rembourser le modèle choisi par le travailleur.
Foire aux questions
Chaque employeur européen doit-il acheter un fauteuil ergonomique à ses télétravailleurs ?
Non. Les employeurs ont des obligations en matière de santé et de sécurité, mais l’obligation de fournir ou de payer un fauteuil spécifique dépend de l’évaluation du poste de travail, du droit national, de la régularité du télétravail, de l’accord de télétravail et de la politique de l’entreprise.
Le droit de l’UE prévoit-il des exigences pour les fauteuils de bureau ?
Oui. La directive 90/270/CEE inclut le siège de travail dans la définition d’un poste de travail avec écran. Ses exigences minimales stipulent que le siège doit être stable, permettre une liberté de mouvement et une position confortable, et disposer d’un réglage de la hauteur de l’assise et du dossier.
Un employé peut-il acheter un fauteuil HBADA et envoyer la facture à son employeur ?
Pas sans autorisation, car cela peut comporter des risques. L’employeur peut avoir approuvé certains modèles, fournisseurs, budgets ou modalités de prêt de matériel. Obtenez une autorisation écrite avant d’acheter un fauteuil.
L’employeur doit-il payer si le travailleur choisit de travailler depuis chez lui ?
Pas automatiquement. La réponse dépend du caractère régulier ou occasionnel du télétravail, de son caractère obligatoire ou volontaire, du droit national applicable et de l’accord entre l’employeur et le travailleur.
L’Espagne oblige-t-elle les employeurs à prendre en charge les frais liés au travail à distance ?
La loi espagnole 10/2021 stipule que le télétravail régulier doit être rémunéré ou compensé par l’entreprise et ne doit pas obliger le travailleur à assumer les frais liés au matériel, aux outils et aux moyens utilisés pour le travail. Le mécanisme spécifique peut être fixé par une convention collective ou par l’accord de télétravail.
Un employeur allemand doit-il fournir du mobilier pour le télétravail ?
Pour un poste de télétravail formellement établi conformément à l’ordonnance allemande sur le lieu de travail, le mobilier, le matériel de travail et les équipements de communication nécessaires au poste de travail sont fournis et installés par l’employeur ou son représentant désigné. Le travail mobile plus flexible peut faire l’objet d’un traitement différent.
Un employeur peut-il fournir un fauteuil différent de celui demandé ?
En règle générale, l’employeur peut choisir un fauteuil adapté et efficace qui répond aux exigences applicables au poste de travail. Le travailleur n’a pas automatiquement droit au modèle le plus cher ou à une marque préférée.
Que doit faire un travailleur si un fauteuil standard ne répond pas à un besoin médical ?
Contactez les ressources humaines ou le service de santé au travail et demandez une évaluation individuelle du poste de travail. La procédure et les exigences en matière de documentation dépendent du droit national relatif à l’égalité, au handicap et à l’emploi.
Sources officielles
- EUR-Lex : Directive 89/391/CEE relative à la sécurité et à la santé des travailleurs
- EUR-Lex : Directive 90/270/CEE relative aux équipements de travail avec écran
- Commission européenne : Accord-cadre européen sur le télétravail
- EU-OSHA : Présentation de l’accord-cadre sur le télétravail
- Espagne — Boletín Oficial del Estado : Loi 10/2021 sur le travail à distance
- Allemagne — Ministère fédéral de la Justice : Ordonnance sur le lieu de travail
- France — Service-Public : Remboursement des frais professionnels liés au télétravail
- Italie — Ministère du Travail et des Politiques sociales : Guide officiel du smart working
