Os empregadores têm de pagar cadeiras ergonómicas na Europa?

Se trabalha regularmente a partir de casa na Europa, pode perguntar-se se o seu empregador tem de fornecer ou pagar uma cadeira de escritório ergonómica.

As regras europeias de segurança no trabalho proporcionam proteções importantes aos trabalhadores, incluindo aos que utilizam regularmente equipamentos dotados de visor. No entanto, estas regras nem sempre dão ao trabalhador o direito de comprar, por iniciativa própria, qualquer cadeira e exigir o reembolso total.

A resposta depende dos requisitos da UE em matéria de segurança no local de trabalho, da forma como estes foram implementados no país do trabalhador, do acordo de trabalho remoto, dos acordos coletivos aplicáveis e da política de equipamento do empregador.

A resposta curta

Os empregadores europeus têm responsabilidades em matéria de saúde e segurança no local de trabalho, incluindo deveres relativos às estações de trabalho utilizadas para trabalhar com equipamentos dotados de visor. Estas responsabilidades também podem aplicar-se a regimes de trabalho remoto formalmente estabelecidos, dependendo da forma como as diretivas da UE foram transpostas no país em causa.

Um trabalhador pode receber uma cadeira de escritório através de uma de várias modalidades:

• O empregador fornece diretamente uma cadeira aprovada.
• O empregador reembolsa uma compra previamente aprovada.
• O trabalhador recebe um subsídio fixo para o escritório em casa.
• O empregador empresta equipamento para a estação de trabalho durante o período de trabalho remoto.
• O equipamento é fornecido para responder a uma necessidade relacionada com a saúde profissional ou uma deficiência.
• Um acordo coletivo ou um acordo de trabalho remoto especifica o equipamento e as responsabilidades pelos custos.

Por conseguinte, o empregador pode ser responsável por garantir a disponibilidade de equipamento adequado, sem ser obrigado a pagar exatamente a cadeira escolhida pelo trabalhador.

O que exige a legislação da UE sobre segurança no local de trabalho

A Diretiva 89/391/CEE do Conselho estabelece o quadro europeu geral para a segurança e a saúde dos trabalhadores.

Nos termos da diretiva, os empregadores devem tomar as medidas necessárias para proteger a segurança e a saúde dos trabalhadores. Estas medidas incluem prevenir riscos profissionais, fornecer informações e formação, e disponibilizar a organização e os meios necessários.

A diretiva estabelece também que as medidas relativas à segurança, higiene e saúde no local de trabalho não podem implicar custos financeiros para os trabalhadores.

Requisitos da UE para cadeiras com visor

A Diretiva 90/270/CEE do Conselho estabelece requisitos mínimos de saúde e segurança para o trabalho com equipamentos dotados de visor.

A diretiva define o posto de trabalho de forma ampla. Pode incluir o visor, o teclado, os dispositivos de introdução de dados, os acessórios, o telefone, a impressora, o suporte para documentos, a secretária, a cadeira de trabalho e o ambiente de trabalho imediato.

Os empregadores devem analisar os postos de trabalho para avaliar as condições de segurança e saúde, em particular os possíveis riscos relacionados com a visão, problemas físicos e stress mental. Devem então ser tomadas medidas adequadas para eliminar os riscos identificados.

Os requisitos mínimos da diretiva estabelecem que uma cadeira de trabalho deve:

• Ser estável.
• Permitir ao trabalhador liberdade de movimentos.
• Permitir uma posição de trabalho confortável.
• Ter a altura do assento ajustável.
• Ter um encosto ajustável em altura e inclinação.
• Ser complementado com um apoio para os pés para o trabalhador que o solicite, quando aplicável ao abrigo da implementação nacional.

O empregador deve também organizar o trabalho com equipamentos dotados de visor de modo a que seja periodicamente interrompido por pausas ou mudanças de atividade que reduzam a carga de trabalho com o visor.

Estes são requisitos mínimos. Os países da UE e do EEE podem adotar regras mais específicas ou mais protetoras.

O Quadro Europeu do Teletrabalho

Os parceiros sociais europeus assinaram o Acordo-Quadro sobre o Teletrabalho em 2002. O acordo estabelece princípios gerais para o teletrabalho regular, embora a sua implementação jurídica varie entre países.

O acordo-quadro estabelece que as questões relativas ao equipamento de trabalho, à responsabilidade e aos custos devem ser claramente definidas antes do início do teletrabalho.

Como regra geral, estabelece que o empregador é responsável por fornecer, instalar e manter o equipamento necessário para o teletrabalho regular, salvo se o trabalhador utilizar o seu próprio equipamento.

Estabelece também que, quando o teletrabalho é realizado regularmente, o empregador compensa ou cobre diretamente os custos causados pelo trabalho, em particular os custos de comunicação.

Isto garante o reembolso da cadeira?

Não. As regras europeias de segurança no trabalho normalmente não permitem que um trabalhador compre qualquer cadeira da sua preferência sem aprovação e exija automaticamente o reembolso do montante total ao empregador.

Em alternativa, o empregador pode:

• Fornecer diretamente uma cadeira aprovada.
• Oferecer uma seleção de modelos conformes.
• Definir um orçamento para equipamento.
• Emprestar mobiliário ao trabalhador.
• Pedir a um profissional de saúde ocupacional que avalie o posto de trabalho.
• Providenciar outra adaptação eficaz do posto de trabalho.

A solução adequada depende das tarefas do trabalhador, da duração e regularidade do trabalho à distância, da avaliação do posto de trabalho, das regras nacionais do país e dos termos do acordo de trabalho à distância.

Diferenças entre as regras de cada país

Esta tabela apresenta apenas uma comparação geral. As leis nacionais, os acordos coletivos e o tratamento fiscal podem variar.

Espanha

A Espanha tem um dos quadros legais mais claros para o trabalho à distância regular.

Os artigos 11.º e 12.º da Lei espanhola 10/2021 sobre trabalho à distância estabelecem direitos relativos ao fornecimento e à manutenção dos meios, equipamentos e ferramentas necessários. A lei também determina que o trabalho à distância deve ser pago ou compensado pelo empregador e que o trabalhador não deve ter de assumir despesas relacionadas com equipamentos, ferramentas e meios associados ao trabalho.

A lista do equipamento necessário deve ser incluída no acordo de trabalho remoto, sem prejuízo dos acordos coletivos aplicáveis.

Isto não significa necessariamente que todos os trabalhadores possam escolher qualquer cadeira. O trabalhador deve confirmar se a cadeira consta da lista de equipamento acordada e seguir o processo de compras do empregador.

Alemanha

A Alemanha distingue entre postos de teletrabalho formalmente estabelecidos e formas mais flexíveis de trabalho móvel ou de trabalho ocasional a partir de casa.

Ao abrigo do Regulamento dos Locais de Trabalho da Alemanha, um posto de teletrabalho é um posto de trabalho com ecrã permanentemente instalado no espaço privado do trabalhador. As condições, o horário de trabalho semanal e a duração do regime têm de ser acordados.

A definição estabelece que o mobiliário, o equipamento de trabalho e o equipamento de comunicação necessários são fornecidos e instalados pelo empregador ou por uma pessoa contratada pelo empregador.

Assim, no caso de um posto de teletrabalho formal na Alemanha, o empregador pode fornecer diretamente a cadeira como parte da instalação do posto de trabalho. Isto não confere automaticamente o direito ao reembolso de uma cadeira comprada sem autorização.

França

Em França, os trabalhadores em regime de trabalho remoto têm os mesmos direitos laborais gerais que os trabalhadores nas instalações do empregador.

As orientações oficiais francesas reconhecem que os empregadores podem reembolsar despesas profissionais incorridas durante o teletrabalho. Estas podem incluir equipamento, software, subscrições e outras ferramentas elegíveis.

A cobertura de uma cadeira de escritório ergonómica dependerá normalmente do acordo de teletrabalho, do acordo coletivo, da política de despesas, da avaliação da saúde no trabalho e de a compra ter sido autorizada.

Itália

Em geral, os regimes de trabalho inteligente em Itália são estabelecidos por acordo entre o empregador e o trabalhador, ao abrigo da Lei n.º 81/2017 e dos acordos coletivos aplicáveis.

As orientações oficiais italianas estabelecem que o empregador é responsável pela segurança e pelo bom funcionamento das ferramentas tecnológicas atribuídas ao trabalhador.

O protocolo nacional italiano para o trabalho inteligente no setor privado também estabelece que, salvo acordo em contrário, o empregador fornece normalmente o equipamento tecnológico e informático necessário para o trabalho inteligente. Quando as partes acordam que o trabalhador utilizará equipamento pessoal, devem definir os requisitos de segurança e podem prever uma compensação pelas despesas.

Uma vez que estas regras se centram sobretudo no equipamento tecnológico, o tratamento do mobiliário de escritório deve ser confirmado no acordo individual de trabalho inteligente, no acordo coletivo aplicável e na política do empregador.

Políticas comuns dos empregadores relativas ao equipamento

Na prática, os empregadores europeus utilizam vários métodos diferentes para fornecer equipamento adequado para o escritório em casa.

O que é considerado equipamento adequado?

Uma cadeira adequada não é necessariamente a mais cara nem o modelo com mais funcionalidades. Deve ser adequada ao trabalhador, ao posto de trabalho e às tarefas.

As características relevantes podem incluir:

• Uma base estável.
• Altura do assento ajustável.
• Um encosto ajustável.
• Dimensões do assento adequadas.
• Liberdade para mudar de postura.
• Apoios de braços que não obriguem a elevar os ombros.
• Compatibilidade com a altura da secretária.
• Um apoio para os pés, quando necessário.

Para obter ajuda a comparar os níveis de ajuste e as características das cadeiras, consulte o nosso guia de compra de cadeiras ergonómicas ajustáveis.

O guia pode ajudar a explicar as características dos produtos, mas não determina que uma cadeira HBADA específica seja legalmente obrigatória ou reembolsável.

Requisitos em matéria de deficiência e saúde

Um trabalhador com deficiência ou uma limitação médica documentada poderá precisar de equipamento ou de alterações ao posto de trabalho que vão além da configuração padrão do empregador.

As regras europeias em matéria de igualdade, deficiência e saúde ocupacional são aplicadas de forma diferente em cada país. Poderá ser pedido ao trabalhador que contacte os recursos humanos, a saúde ocupacional ou a equipa da organização responsável pelas adaptações no local de trabalho.

O trabalhador deve descrever o problema funcional, em vez de simplesmente pedir uma marca da sua preferência. Por exemplo, o pedido poderá explicar que a cadeira atual não permite os ajustes identificados numa avaliação de saúde ocupacional.

O empregador poderá fornecer uma cadeira diferente que seja igualmente eficaz ou outra solução para o posto de trabalho. As informações médicas devem ser tratadas de acordo com as regras de privacidade e laborais aplicáveis.

Como pedir uma cadeira ergonómica

Siga estes passos antes de comprar uma cadeira:

1. Verifique o seu regime de trabalho. Confirme se trabalha regularmente à distância, se é formalmente trabalhador ao domicílio, trabalhador móvel ou trabalhador ocasional à distância.
2. Leia a política aplicável. Consulte o acordo de trabalho à distância, a política de despesas e o acordo coletivo.
3. Peça uma avaliação do posto de trabalho. Explique as dificuldades com a configuração atual.
4. Pergunte se o equipamento é fornecido diretamente. O empregador poderá já ter modelos de cadeira aprovados.
5. Peça aprovação por escrito. Confirme o orçamento permitido e as especificações do produto.
6. Guarde a documentação. Guarde o acordo, a aprovação, a fatura e os registos de entrega.
7. Respeite o prazo para o reembolso. Envie os documentos necessários através do sistema de despesas do empregador.

E Se o Empregador Recusar?

Pedir ao empregador que explique a decisão e informe se está disponível uma cadeira alternativa, uma adaptação do posto de trabalho ou uma avaliação.

Consoante o país e a situação, os passos seguintes poderão incluir:

• Seguir o procedimento interno de saúde e segurança do empregador.
• Contactar os recursos humanos ou a saúde ocupacional.
• Consultar o representante dos trabalhadores, a comissão de trabalhadores ou o sindicato.
• Consultar o acordo coletivo aplicável.
• Contactar a inspeção nacional do trabalho ou a autoridade responsável pela segurança e saúde no trabalho.
• Obter aconselhamento de um profissional local qualificado em matéria laboral.

Não confie apenas num blogue comercial quando estiver em causa um conflito no local de trabalho, um problema médico ou uma despesa pessoal significativa.

Principais conclusões

• Os empregadores da UE têm de avaliar e gerir os riscos para a saúde e a segurança no local de trabalho.
• As medidas de segurança no trabalho não devem acarretar custos financeiros para os trabalhadores.
• As regras da UE relativas aos postos de trabalho com visor incluem requisitos mínimos para as cadeiras de trabalho.
• Em geral, o quadro europeu do teletrabalho atribui ao empregador a responsabilidade pelo equipamento necessário para o trabalho remoto regular.
• A aplicação varia entre os países da UE.
• Espanha tem regras legais explícitas sobre o equipamento e as despesas do trabalho remoto.
• A definição alemã de posto de teletrabalho formal inclui mobiliário e equipamento fornecidos e instalados pelo empregador.
• O trabalhador deve obter aprovação antes de comprar uma cadeira.
• O empregador pode fornecer uma alternativa aprovada em vez de reembolsar o modelo preferido pelo trabalhador.

Perguntas frequentes

Todos os empregadores europeus têm de comprar uma cadeira ergonómica aos trabalhadores remotos?

Não. Os empregadores têm responsabilidades em matéria de saúde e segurança, mas a obrigação de fornecer ou pagar uma cadeira específica depende da avaliação do posto de trabalho, da legislação nacional, da regularidade do trabalho remoto, do acordo de trabalho remoto e da política da empresa.

A legislação da UE inclui requisitos para cadeiras de escritório?

Sim. A Diretiva 90/270/CEE inclui a cadeira de trabalho na definição de posto de trabalho com visor. Os seus requisitos mínimos determinam que a cadeira deve ser estável, permitir liberdade de movimentos e uma posição confortável, e possibilitar o ajuste da altura do assento e do encosto.

Um trabalhador pode comprar uma cadeira HBADA e enviar a fatura ao empregador?

Não é aconselhável fazê-lo sem aprovação. O empregador pode ter modelos, fornecedores, orçamentos ou acordos de empréstimo de equipamento aprovados. Obtenha autorização por escrito antes de comprar uma cadeira.

O empregador tem de pagar se o trabalhador optar por trabalhar a partir de casa?

Não automaticamente. A resposta depende de o trabalho remoto ser regular ou ocasional, de ser obrigatório ou voluntário, da legislação nacional aplicável e do acordo entre o empregador e o trabalhador.

Em Espanha, os empregadores têm de cobrir as despesas do trabalho remoto?

A Lei espanhola 10/2021 determina que o trabalho remoto regular deve ser pago ou compensado pela empresa e não deve obrigar o trabalhador a suportar despesas relacionadas com o equipamento, as ferramentas e os meios utilizados no trabalho. O mecanismo específico pode ser definido por acordo coletivo ou pelo acordo de trabalho remoto.

Um empregador alemão tem de fornecer mobiliário para o teletrabalho?

Para um posto de teletrabalho formalmente estabelecido ao abrigo do Regulamento alemão relativo aos locais de trabalho, o mobiliário, o equipamento de trabalho e o equipamento de comunicação necessários são fornecidos e instalados pelo empregador ou pelo seu representante designado. O trabalho móvel, mais flexível, pode ser tratado de forma diferente.

Pode um empregador fornecer uma cadeira diferente da que foi solicitada?

Em geral, o empregador pode escolher uma cadeira adequada e eficaz que cumpra os requisitos aplicáveis ao posto de trabalho. O trabalhador não tem automaticamente direito ao modelo mais caro nem a uma marca da sua preferência.

O que deve fazer um trabalhador quando uma cadeira normal não satisfaz uma necessidade médica?

Contacte os recursos humanos ou os serviços de saúde no trabalho e solicite uma avaliação individual do local de trabalho. O processo e os requisitos de documentação dependem da legislação nacional em matéria de igualdade, deficiência e trabalho.