Se lavori regolarmente da casa in Europa, potresti chiederti se il tuo datore di lavoro debba fornire o pagare una sedia ergonomica da ufficio.
Le norme europee sulla sicurezza sul lavoro offrono importanti tutele ai lavoratori, comprese le persone che utilizzano regolarmente attrezzature munite di schermo. Tuttavia, queste norme non conferiscono sempre al dipendente il diritto di acquistare autonomamente qualsiasi sedia e chiederne il rimborso integrale.
La risposta dipende dai requisiti UE in materia di sicurezza sul lavoro, da come sono stati recepiti nel Paese del dipendente, dall’accordo sul lavoro a distanza, dai contratti collettivi applicabili e dalla politica del datore di lavoro sulle attrezzature.
Risposta rapida: un datore di lavoro europeo deve pagare una sedia ergonomica?
Un datore di lavoro potrebbe dover fornire o finanziare attrezzature adeguate per la postazione di lavoro quando sono necessarie per lavorare in sicurezza con regolarità, in particolare per una postazione stabile che prevede l’uso di schermi o il telelavoro. Le norme UE impongono ai datori di lavoro di valutare i rischi connessi alle postazioni di lavoro e le misure di sicurezza sul lavoro non devono comportare costi finanziari per i lavoratori. Ciò non autorizza automaticamente un dipendente ad acquistare qualsiasi modello HBADA preferisca e a chiederne il rimborso. Il datore di lavoro può fornire direttamente una sedia conforme, stabilire un budget approvato o proporre un’altra soluzione adeguata, conformemente alla normativa nazionale e alle politiche aziendali.
La risposta breve
I datori di lavoro europei hanno responsabilità in materia di salute e sicurezza sul lavoro, compresi gli obblighi relativi alle postazioni di lavoro utilizzate per attività che prevedono l’uso di schermi. Queste responsabilità possono riguardare anche gli accordi di lavoro a distanza formalmente definiti, a seconda di come le direttive UE sono state recepite nel Paese interessato.
Un lavoratore può ricevere una sedia da ufficio in uno dei seguenti modi:
- Il datore di lavoro fornisce direttamente una sedia approvata.
- Il datore di lavoro rimborsa un acquisto preapprovato.
- Il dipendente riceve un’indennità fissa per l’ufficio domestico.
- Il datore di lavoro concede in prestito le attrezzature per la postazione di lavoro per tutta la durata del lavoro a distanza.
- Le attrezzature vengono fornite per rispondere a un’esigenza di salute sul lavoro o legata a una disabilità.
- Un contratto collettivo o un accordo sul lavoro a distanza specifica le attrezzature e le responsabilità relative ai costi.
Il datore di lavoro può quindi essere responsabile di garantire la disponibilità di attrezzature adeguate, senza essere obbligato a pagare esattamente la sedia scelta dal dipendente.
Cosa prevede la normativa UE sulla sicurezza sul lavoro
La direttiva 89/391/CEE del Consiglio stabilisce il quadro europeo generale per la sicurezza e la salute dei lavoratori.
Ai sensi della direttiva, i datori di lavoro devono adottare le misure necessarie per tutelare la sicurezza e la salute dei lavoratori. Queste misure comprendono la prevenzione dei rischi professionali, la fornitura di informazioni e formazione e la predisposizione dell’organizzazione e dei mezzi necessari.
La direttiva stabilisce inoltre che le misure relative alla sicurezza, all’igiene e alla salute sul luogo di lavoro non devono comportare oneri finanziari per i lavoratori.
Requisiti UE per le sedie da videoterminale
La direttiva 90/270/CEE del Consiglio stabilisce i requisiti minimi di salute e sicurezza per il lavoro con attrezzature munite di videoterminale.
La direttiva definisce la postazione di lavoro in senso ampio. Può comprendere lo schermo, la tastiera, i dispositivi di input, gli accessori, il telefono, la stampante, il portadocumenti, la scrivania, la sedia da lavoro e l’ambiente di lavoro circostante.
I datori di lavoro devono analizzare le postazioni di lavoro per valutare le condizioni di sicurezza e salute, in particolare i possibili rischi per la vista e quelli legati a disturbi fisici e stress mentale. È poi necessario adottare misure adeguate per affrontare i rischi individuati.
I requisiti minimi della direttiva stabiliscono che una sedia da lavoro dovrebbe:
- Essere stabile.
- Consentire al lavoratore di muoversi liberamente e agevolmente.
- Consentire una posizione di lavoro comoda.
- Avere l’altezza del sedile regolabile.
- Avere uno schienale regolabile in altezza e inclinazione.
- Essere integrata, se previsto dall’attuazione nazionale, da un poggiapiedi per il lavoratore che ne faccia richiesta.
Il datore di lavoro deve inoltre organizzare il lavoro al videoterminale in modo che venga interrotto periodicamente da pause o cambiamenti di attività che riducano il carico di lavoro al videoterminale.
Questi sono requisiti minimi. I singoli Paesi dell’UE e del SEE possono adottare norme più specifiche o più tutelanti.
Il quadro europeo sul telelavoro
Nel 2002 le parti sociali europee hanno firmato l’Accordo quadro sul telelavoro. L’accordo stabilisce principi generali per il telelavoro regolare, sebbene la sua attuazione giuridica vari da Paese a Paese.
L’accordo quadro afferma che le questioni riguardanti le attrezzature di lavoro, la responsabilità e i costi dovrebbero essere definite chiaramente prima dell’inizio del telelavoro.
In generale, stabilisce che il datore di lavoro è responsabile della fornitura, dell’installazione e della manutenzione delle attrezzature necessarie per il telelavoro regolare, a meno che il telelavoratore non utilizzi attrezzature proprie.
Stabilisce inoltre che, quando il telelavoro viene svolto regolarmente, il datore di lavoro rimborsa o copre direttamente i costi causati dal lavoro, in particolare quelli di comunicazione.
Questo garantisce il rimborso della sedia?
No. In genere, le norme europee sulla sicurezza sul lavoro non consentono a un dipendente di acquistare una sedia a propria scelta senza approvazione, obbligando automaticamente il datore di lavoro a rimborsarne l’intero costo.
In alternativa, il datore di lavoro può:
- Fornire direttamente una sedia approvata.
- Offrire una selezione di modelli conformi alle norme.
- Stabilire un budget per le attrezzature.
- Dare in prestito mobili al dipendente.
- Chiedere a un professionista della salute occupazionale di valutare la postazione di lavoro.
- Predisporre un altro adeguamento efficace della postazione di lavoro.
La soluzione appropriata dipende dalle mansioni del lavoratore, dalla durata e regolarità del lavoro a distanza, dalla valutazione della postazione, dalle norme nazionali e dalle condizioni dell’accordo sul lavoro a distanza.
In che modo le norme variano da un paese all’altro
| Paese | Situazione generale | Cosa può significare per una sedia da ufficio |
|---|---|---|
| Spagna | I lavoratori a distanza hanno diritti riconosciuti dalla legge in materia di attrezzature necessarie, manutenzione e rimborso delle spese legate al lavoro. | Una sedia necessaria può essere fornita o finanziata se prevista dall’accordo sul lavoro a distanza o dalle norme collettive applicabili, ma il dipendente dovrebbe ottenere l’approvazione. |
| Germania | Una postazione di telelavoro formalmente predisposta comprende mobili e attrezzature di lavoro forniti e installati dal datore di lavoro. | Il datore di lavoro può fornire la sedia necessaria come parte della postazione di telelavoro concordata, anziché rimborsare l’acquisto autonomo di una sedia. |
| Francia | I datori di lavoro possono rimborsare i costi professionali connessi al telelavoro, comprese le attrezzature e le forniture ammissibili, in base alle politiche e alle disposizioni applicabili. | La copertura di una sedia dipende dalla politica aziendale sul telelavoro, dal contratto collettivo, dall’approvazione e dalla documentazione della spesa professionale. |
| Italia | Il lavoro agile è generalmente disciplinato da un accordo individuale e dalle disposizioni nazionali o collettive applicabili. Di norma, i datori di lavoro forniscono le attrezzature tecnologiche necessarie, salvo diverso accordo. | La copertura dei mobili e il rimborso delle spese vanno verificati nell’accordo individuale, nel contratto collettivo e nelle politiche aziendali. |
Questa tabella offre solo un confronto generale. Le leggi nazionali, i contratti collettivi e il trattamento fiscale possono variare.
Spagna
La Spagna dispone di uno dei quadri normativi più chiari per il lavoro a distanza regolare.
Gli articoli 11 e 12 della legge spagnola 10/2021 sul lavoro a distanza riconoscono diritti relativi alla fornitura e alla manutenzione dei mezzi, delle attrezzature e degli strumenti necessari. La legge stabilisce inoltre che il lavoro a distanza deve essere pagato o compensato dal datore di lavoro e non deve comportare che il lavoratore sostenga spese relative ad attrezzature, strumenti e mezzi connessi al lavoro.
L’inventario delle attrezzature necessarie dovrebbe essere incluso nell’accordo sul lavoro da remoto, nel rispetto dei contratti collettivi applicabili.
Questo non significa necessariamente che ogni lavoratore possa scegliere qualsiasi sedia. Il dipendente dovrebbe verificare se la sedia è inclusa nell’inventario delle attrezzature concordato e seguire la procedura di acquisto del datore di lavoro.
Germania
La Germania distingue tra postazioni di telelavoro formalmente istituite e forme più flessibili di lavoro da remoto o lavoro occasionale da casa.
In base all’Ordinanza tedesca sui luoghi di lavoro, una postazione di telelavoro è una postazione fissa con schermo situata nello spazio privato del lavoratore. Le condizioni, l’orario di lavoro settimanale e la durata dell’accordo devono essere concordati.
La definizione stabilisce che gli arredi, le attrezzature di lavoro e gli strumenti di comunicazione necessari sono forniti e installati dal datore di lavoro o da una persona incaricata dal datore di lavoro.
Per una postazione di telelavoro formale in Germania, il datore di lavoro può quindi fornire direttamente la sedia come parte dell’allestimento. Ciò non dà automaticamente diritto al rimborso di una sedia acquistata senza autorizzazione.
Francia
In Francia, i dipendenti che lavorano da remoto godono degli stessi diritti generali in materia di lavoro dei dipendenti che lavorano presso la sede del datore di lavoro.
Le indicazioni ufficiali francesi riconoscono che i datori di lavoro possono rimborsare le spese professionali sostenute per il telelavoro. Tra queste possono rientrare attrezzature, software, abbonamenti e altri strumenti ammissibili.
La copertura di una sedia da ufficio ergonomica dipende normalmente dall’accordo di telelavoro, dal contratto collettivo, dalla politica aziendale sui rimborsi, dalla valutazione della salute e sicurezza sul lavoro e dall’eventuale autorizzazione all’acquisto.
Italia
In Italia, le modalità del lavoro agile sono generalmente definite con un accordo tra datore di lavoro e lavoratore, ai sensi della Legge n. 81/2017 e dei contratti collettivi applicabili.
Le indicazioni ufficiali italiane stabiliscono che il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del corretto funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore.
Il protocollo nazionale italiano sul lavoro agile nel settore privato stabilisce inoltre che, salvo diverso accordo, il datore di lavoro fornisce normalmente le attrezzature tecnologiche e informatiche necessarie per il lavoro agile. Se le parti concordano che il lavoratore utilizzi attrezzature personali, dovrebbero definire i requisiti di sicurezza e possono prevedere un rimborso delle spese.
Poiché queste norme si concentrano in particolare sulle attrezzature tecnologiche, il trattamento dei mobili per ufficio dovrebbe essere definito nel singolo accordo di lavoro agile, nel contratto collettivo applicabile e nelle disposizioni aziendali.
Politiche comuni dei datori di lavoro per le attrezzature
In pratica, i datori di lavoro europei adottano diversi metodi per fornire attrezzature adeguate per l’ufficio domestico.
| Tipo di politica | Come funziona | Cosa dovrebbe verificare il lavoratore |
|---|---|---|
| Sedia fornita dal datore di lavoro | Il datore di lavoro seleziona, acquista e consegna una sedia approvata. | Modelli disponibili, consegna, montaggio e requisiti per la restituzione. |
| Rimborso con approvazione preventiva | Il lavoratore acquista una sedia approvata e presenta la ricevuta. | Procedura di approvazione, limite di spesa, modelli idonei e scadenza per la presentazione della richiesta. |
| Contributo fisso per l’ufficio domestico | Il lavoratore riceve un importo fisso per le attrezzature idonee per l’ufficio domestico. | Se sono inclusi i mobili e se il contributo soddisfa i requisiti nazionali. |
| Rimborso parziale | Il datore di lavoro paga fino a un limite fisso e il lavoratore paga la differenza. | Se è consentito acquistare un modello più costoso e chi è proprietario della sedia. |
| Prestito dell’attrezzatura | La sedia rimane di proprietà del datore di lavoro ed è concessa in prestito al lavoratore. | Condizioni di manutenzione, danni, trasferimento e restituzione. |
| Adeguamento per motivi di salute occupazionale | L’attrezzatura viene scelta in seguito a una valutazione della postazione di lavoro o della salute occupazionale. | Procedura di valutazione e necessità di eventuale documentazione aggiuntiva. |
Cosa si intende per attrezzatura adeguata?
Una sedia adatta non è necessariamente la più costosa né il modello con il maggior numero di caratteristiche. Deve essere adeguata al lavoratore, alla postazione e alle mansioni.
Le caratteristiche pertinenti possono includere:
- Una base stabile.
- Altezza della seduta regolabile.
- Uno schienale regolabile.
- Dimensioni adeguate della seduta.
- Libertà di cambiare postura.
- Braccioli che non costringano a sollevare le spalle.
- Compatibilità con l’altezza della scrivania.
- Un poggiapiedi, se necessario.
Per confrontare gli intervalli di regolazione e le caratteristiche delle sedie, consulta la nostra guida all’acquisto di una sedia ergonomica regolabile.
La guida può aiutare a comprendere le caratteristiche dei prodotti, ma non stabilisce che una particolare sedia HBADA sia obbligatoria per legge o rimborsabile.
Disabilità ed esigenze mediche
Un lavoratore con disabilità o con limitazioni mediche documentate potrebbe aver bisogno di attrezzature o modifiche alla postazione di lavoro che vadano oltre la dotazione standard del datore di lavoro.
Le norme europee in materia di parità, disabilità e salute sul lavoro vengono applicate in modo diverso da un Paese all’altro. Al lavoratore potrebbe essere chiesto di contattare le risorse umane, il servizio di medicina del lavoro o il team dell’organizzazione che si occupa degli adeguamenti sul posto di lavoro.
Il lavoratore dovrebbe descrivere il problema funzionale invece di limitarsi a chiedere una marca preferita. Per esempio, la richiesta può spiegare che la sedia attuale non offre l’intervallo di regolazione indicato in una valutazione di medicina del lavoro.
Il datore di lavoro può fornire un’altra sedia o soluzione per la postazione di lavoro altrettanto efficace. Le informazioni mediche devono essere trattate in conformità alle norme applicabili in materia di privacy e lavoro.
Come richiedere una sedia ergonomica
Prima di acquistare una sedia, seguire questi passaggi:
- Verificare la propria modalità di lavoro. Confermare se si è telelavoratori abituali, lavoratori formalmente a domicilio, lavoratori mobili o lavoratori occasionalmente da remoto.
- Leggere la normativa applicabile. Consultare l’accordo sul lavoro da remoto, la policy sulle spese e il contratto collettivo.
- Richiedere una valutazione della postazione di lavoro. Descrivere eventuali difficoltà con la configurazione attuale.
- Chiedere se l’attrezzatura viene fornita direttamente. Il datore di lavoro potrebbe già avere modelli di sedie approvati.
- Richiedere l’approvazione scritta. Confermare il budget consentito e le specifiche del prodotto.
- Conservare la documentazione. Conservare l’accordo, l’approvazione, la fattura e i documenti di consegna.
- Rispettare il termine per il rimborso. Inviare i documenti richiesti tramite il sistema spese del datore di lavoro.
Esempio di richiesta di attrezzatura
Oggetto: Richiesta di una sedia adeguata per la postazione di lavoro domestica
Buongiorno [Responsabile o referente delle risorse umane],
Uso regolarmente una postazione con schermo mentre lavoro da remoto. La sedia che uso attualmente non offre le regolazioni dell’altezza della seduta e dello schienale necessarie per una posizione di lavoro adeguata.
Potrebbe confermare se l’azienda fornisce una sedia da ufficio omologata, offre un contributo per le attrezzature per l’home office o rimborsa un acquisto preventivamente approvato? Prima di acquistare qualsiasi cosa, vorrei anche confermare le specifiche richieste, il budget, le condizioni di proprietà e la procedura per la documentazione.
Se opportuno, sono disponibile a sottopormi a una valutazione della postazione di lavoro o di medicina del lavoro.
Grazie,
[Nome del lavoratore]
E se il datore di lavoro rifiuta?
Chiedere al datore di lavoro di spiegare la decisione e se siano disponibili una sedia alternativa, un adeguamento della postazione di lavoro o una valutazione.
A seconda del paese e della situazione, i possibili passi successivi possono includere:
- Seguire la procedura interna del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza.
- Contattare le risorse umane o il servizio di medicina del lavoro.
- Rivolgersi al rappresentante dei lavoratori, al consiglio di fabbrica o al sindacato.
- Consultare il contratto collettivo applicabile.
- Contattare l’ispettorato nazionale del lavoro o l’autorità per la sicurezza sul lavoro.
- Rivolgersi a un professionista qualificato del lavoro del posto.
Non fare affidamento esclusivamente su un blog commerciale quando sono in gioco una controversia sul lavoro, un problema medico o una spesa personale importante.
Punti chiave
- I datori di lavoro dell’UE devono valutare e gestire i rischi per la salute e la sicurezza sul lavoro.
- Le misure per la sicurezza sul lavoro non dovrebbero comportare costi per i lavoratori.
- Le norme UE sui videoterminali prevedono requisiti minimi per le sedie da lavoro.
- In generale, il quadro europeo sul telelavoro attribuisce al datore di lavoro la responsabilità delle attrezzature necessarie per il lavoro a distanza svolto regolarmente.
- L’attuazione varia da un Paese dell’UE all’altro.
- La Spagna ha norme di legge esplicite sulle attrezzature e sulle spese del lavoro a distanza.
- La definizione tedesca di postazione di telelavoro formale comprende gli arredi e le attrezzature forniti e installati dal datore di lavoro.
- Prima di acquistare una sedia, il lavoratore dovrebbe chiedere l’autorizzazione.
- Il datore di lavoro può fornire un’alternativa approvata anziché rimborsare il modello preferito dal lavoratore.
Domande frequenti
Ogni datore di lavoro europeo deve acquistare una sedia ergonomica per chi lavora a distanza?
No. I datori di lavoro hanno responsabilità in materia di salute e sicurezza, ma l’obbligo di fornire o pagare una determinata sedia dipende dalla valutazione della postazione di lavoro, dalla legislazione nazionale, dalla regolarità del lavoro a distanza, dall’accordo sul lavoro a distanza e dalla politica aziendale.
La normativa UE prevede requisiti per le sedie da ufficio?
Sì. La direttiva 90/270/CEE include la sedia da lavoro nella definizione di postazione di lavoro munita di videoterminale. I requisiti minimi stabiliscono che la sedia deve essere stabile, consentire libertà di movimento e una posizione comoda, e permettere di regolare l’altezza della seduta e dello schienale.
Un dipendente può acquistare una sedia HBADA e inviare la fattura al datore di lavoro?
Non senza autorizzazione. Il datore di lavoro potrebbe avere modelli approvati, fornitori, budget o accordi per il prestito delle attrezzature. Chiedi un’autorizzazione scritta prima di acquistare una sedia.
Il datore di lavoro deve pagare se il lavoratore sceglie di lavorare da casa?
Non automaticamente. La risposta dipende dal fatto che il lavoro a distanza sia regolare o occasionale, obbligatorio o volontario, dalla legislazione nazionale applicabile e dall’accordo tra datore di lavoro e lavoratore.
La Spagna impone ai datori di lavoro di coprire le spese del lavoro a distanza?
La legge spagnola 10/2021 stabilisce che il lavoro a distanza svolto regolarmente deve essere retribuito o compensato dall’azienda e che il lavoratore non deve sostenere le spese relative alle attrezzature, agli strumenti e ai mezzi impiegati per lavorare. Le modalità specifiche possono essere stabilite da un contratto collettivo o dall’accordo sul lavoro a distanza.
Un datore di lavoro tedesco deve fornire gli arredi per il telelavoro?
Per una postazione di telelavoro formalmente istituita ai sensi dell’Ordinanza tedesca sui luoghi di lavoro, il datore di lavoro o un suo rappresentante incaricato fornisce e installa gli arredi, le attrezzature di lavoro e le apparecchiature di comunicazione necessari. Il lavoro mobile, più flessibile, può essere disciplinato diversamente.
Il datore di lavoro può fornire una sedia diversa da quella richiesta?
Di solito, il datore di lavoro può scegliere una sedia adeguata ed efficace che soddisfi i requisiti applicabili alla postazione di lavoro. Il lavoratore non ha automaticamente diritto al modello più costoso o a una marca preferita.
Cosa dovrebbe fare un lavoratore se una sedia standard non soddisfa un'esigenza medica?
Contatta le risorse umane o il servizio di medicina del lavoro e richiedi una valutazione individuale della postazione di lavoro. La procedura e i requisiti di documentazione dipendono dalla legislazione nazionale in materia di parità, disabilità e lavoro.
Fonti ufficiali
- EUR-Lex: Direttiva 89/391/CEE sulla sicurezza e la salute dei lavoratori
- EUR-Lex: Direttiva 90/270/CEE sulle attrezzature munite di videoterminali
- Commissione europea: Accordo quadro europeo sul telelavoro
- EU-OSHA: Panoramica dell'accordo quadro sul telelavoro
- Spagna — Boletín Oficial del Estado: Legge 10/2021 sul lavoro a distanza
- Germania — Ministero federale della Giustizia: Ordinanza sui luoghi di lavoro
- Francia — Service-Public: Rimborso delle spese professionali per il telelavoro
- Italia — Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali: Guida ufficiale al lavoro agile
